행사 전 리허설에서 확인할 8가지

숫자 검증과 현장 검증은 다릅니다

한 회차에 부스가 중복되지 않고 모든 조가 모든 부스를 방문하더라도, 복도가 좁거나 정리에 오래 걸리면 일정이 늦어질 수 있습니다. 계산기는 건물 구조와 참가자의 실제 이동 속도를 알지 못합니다.

리허설에서는 예쁜 표를 확인하기보다 가장 어려운 조건을 먼저 시험하세요. 가장 긴 이동 구간, 가장 큰 조, 정리가 많이 필요한 부스를 골라 한 회차를 끝까지 진행하면 부족한 시간이 드러납니다.

먼저 네 가지를 실제로 해 보기

첫 부스로 모이는 과정부터 다음 부스에 들어가는 순간까지 시간을 재세요. 운영자 혼자 빠르게 걷는 시간보다 조가 함께 움직일 때 필요한 시간을 생각해야 합니다. 이동 경로에 계단이나 출입문이 있으면 앞뒤 조가 만나는 지점도 살펴봅니다.

• ① 가장 먼 두 부스 사이를 이동하고 다음 활동 준비까지 해 보기.
• ② 소개·체험·결과 확인·정리를 공통 체험 시간 안에 끝내 보기.
• ③ 동시에 대기하는 조가 모두 머물 공간을 확인하기.
• ④ 휴식 장소에서 다음 부스로 돌아오는 경로를 확인하기.

나머지 네 가지는 배포할 표로 확인

화면에서 읽히는 글씨가 종이에서도 읽히는지 한 부는 실제로 출력합니다. 조별표와 부스별표의 시작·종료 시각을 대조하고, 장소 표지에 같은 이름이 쓰였는지 확인하세요. 연필로 수정한 내용이 있다면 원래 설정에도 반영해야 합니다.

• ⑤ 가장 큰 조가 모든 부스의 정원과 재료 수량에 맞는지 확인하기.
• ⑥ 대기·전체 휴식·부스의 쉬는 회차를 담당자가 구분하는지 확인하기.
• ⑦ 흑백 출력에서도 조 이름과 부스 이름을 구별할 수 있는지 확인하기.
• ⑧ 지연·장소 변경을 전달할 총괄 담당자와 연락 방법을 확인하기.

문제가 나오면 조건을 고치고 다시 생성

이동에 4분이 필요한데 2분으로 설정했다면 동선을 바꾸거나 이동 시간을 늘려야 합니다. 6회차에서 이동 시간을 2분 늘리면 총 10분이 더 필요합니다. 목표 종료 시각을 넘기는지도 다시 확인합니다.

정원 초과나 부스 위치 변경이 있으면 관련된 한 장만 고치지 말고 전체 결과를 다시 생성하세요. 조별표, 부스별표, 안내 카드, 표지를 새 결과로 맞춥니다. 이전 파일이 남아 있다면 파일명이나 보관 위치를 구분해 잘못 출력하지 않도록 합니다.

리허설 기록은 다음 행사에도 남기기

‘이동이 길었다’보다 ‘운동장→2층 교실 이동에 4분, 설정은 2분’처럼 관찰한 조건과 차이를 기록하세요. 실제로 재보지 않은 예상은 예상이라고 구분합니다. 무엇을 바꿨고 다시 확인했는지까지 적으면 다음 담당자가 같은 문제를 반복하지 않습니다.

최종 설정 파일과 개선 기록지를 함께 보관하면 다음 행사에서 시작하기 쉽습니다. 참가자 개인 정보 대신 조 규모, 공간, 시간, 준비물처럼 운영에 필요한 정보만 남겨도 충분합니다.